Nell’ambito del ciclo passivo i vantaggi possibili grazie alla automazione delle attività sono:

1. Riduzione dei costi operativi: Studi hanno dimostrato che l’automazione del ciclo passivo può ridurre i costi operativi fino al 30-50% riducendo la dipendenza da processi manuali e riducendo gli errori umani.
2. Miglioramento dell’efficienza: L’automazione può aumentare l’efficienza dei processi fino al 50-70%, consentendo all’azienda di eseguire le attività in modo più rapido e con meno risorse.
3. Riduzione dei tempi di ciclo: L’automazione può ridurre i tempi di ciclo fino al 20-40%, accelerando i processi di approvazione e riducendo i tempi di elaborazione complessivi.
4. Miglioramento della visibilità e del controllo: L’automazione fornisce una maggiore visibilità e controllo sui processi aziendali, consentendo all’azienda di identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi e prendere decisioni informate.

Cosa si intende per E-procurement?

Nel ciclo passivo, che comprende tutti i processi legati all’approvvigionamento e alla gestione delle transazioni, l’e-procurement è la componente specifica che si occupa della digitalizzazione e dell’ottimizzazione del processo di acquisto attraverso l’uso di tecnologie digitali come piattaforme online, software specializzati e sistemi di automazione, per semplificare le attività di acquisto, gestire le relazioni con i fornitori, condurre gare d’appalto e controllare i costi. Vediamo nel dettaglio quali sono le fasi dell’e-procurement: e-provisioning, e-supply chain execution e e-supply chain collaboration.

E-Provisioning: Efficienza e Trasparenza nelle comunicazioni

L’e-provisioning, a volte chiamato anche “e-sourcing”, è il processo di acquisizione di beni e servizi attraverso piattaforme digitali e strumenti tecnologici. Questo processo include la ricerca, la selezione, la negoziazione e l’acquisto di forniture da parte di un’azienda utilizzando strumenti digitali e piattaforme online. Il processo di e-procurement trasforma l’approvvigionamento delle merci, rendendolo trasparente e gestibile online. Attraverso soluzioni dedicate, le aziende semplificano le gare d’appalto e migliorano il controllo di gestione.  L’integrazione tra piattaforme e i sistemi gestionali come gli ERP è cruciale per garantire accesso immediato alle disponibilità e agli ordini. Il Provisioning consiste nel processo di richieste verso i fornitori, in particolare Request For Proposal (RFP), Request For Information (RFI), Request For Bids (RFB) e Request For Quotes (RFQ).

E-Supply Chain Execution: Ottimizzazione dei Flussi di Lavoro

La “supply chain execution” si riferisce alla gestione pratica e operativa delle attività e dei flussi di lavoro all’interno di una catena di approvvigionamento: nel concreto comprende processi come la ricezione degli ordini, la pianificazione della produzione, l’approvvigionamento delle materie prime, lo stoccaggio dei prodotti finiti e la consegna ai clienti. La digitalizzazione della gestione della catena logistica implica una migliore gestione di ordini e documenti di trasporto, fino alla gestione full digital dalle fasi di  trasmissione, produzione e conservazione del documento, eliminando gradualmente il supporto cartaceo Questo porta a una riduzione dei costi operativi e aumenta la competitività delle aziende.

Supply Chain Collaboration: Collaborazione Digitale tra Fornitori e Clienti

La “supply chain collaboration” è una strategia aziendale che coinvolge la collaborazione e la condivisione delle informazioni lungo tutta la catena di approvvigionamento. Attraverso tecnologie digitali, la collaborazione nella supply chain si traduce in benefici tangibili come il monitoraggio e controllo della catena logistica, la pianificazione e lo sviluppo di nuovi prodotti. Le soluzione tecnologiche che abilitano la supply chain collaboration consentono ai diversi partner della catena di approvvigionamento di condividere informazioni in tempo reale, monitorare gli ordini, gestire inventari e coordinare le consegne (gestione ddt digitale).

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Automazione dei processi correlati alle attività doganali con Present SpA

Present SpA propone soluzioni tecnologiche per scambiare in modalità full digital le informazioni con le autorità doganali (collegandosi ai portali istituzionali preposti), con i vettori e i partner commerciali, garantendo l’archiviazione e la conservazione a norma di tali informazioni, come previsto dalla procedura di aggiornamento di AIDA 2.0. Le dichiarazioni di importazione ed esportazione assumono quindi i requisiti di autenticità, integrità e non ripudio previsti dal “Codice dell’Amministrazione digitale“, e i processi standardizzati garantiscono efficienza e il minor ricorso all’intervento umano.

Automazione dell’accesso al portale dell’Agenzia delle Dogane

Present SpA propone soluzioni basate sulla componente tecnologica di Robot Process Automation di Tungsten Automation per automatizzare l’accesso al PUDM (Portale Unico Dogane e Monopoli) e reperire le informazioni richieste per il corretto espletamento delle pratiche doganali. Alcuni esempi di informazioni che è possibile acquisire senza l’intervento manuale, collegandosi al PUDM (Portale Unico Dogane e Monopoli), sono:

1. Per le operazioni di esportazione, il codice MRN (Movement Reference Number) o visto a uscire: questo codice, rilasciato dall’Agenzia delle Dogane, identifica e traccia il movimento delle merci al di fuori dell’Unione Europea, garantendo una corretta e regolare uscita delle merci dal territorio doganale.
2. Per il disbrigo della attività richieste in fase di importazione, i documenti scaricabili includono:

• Prospetto di riepilogo ai fini contabili: riporta i dati relativi al pagamento dei diritti doganali suddivisi per aliquote, permettendo agli operatori economici di adempiere agli obblighi contabili e fiscali e di esercitare il diritto alla detrazione dell’IVA pagata all’importazione.
• Prospetto di sintesi: una dichiarazione riepilogativa dei dati salienti messa a disposizione dall’agenzia al momento dell’accettazione doganale in AIDA 2.0.
• Prospetto di svincolo: rilasciato nell’ambito del processo di uscita delle merci dagli spazi doganali, potendo costituire prova dell’assolvimento delle formalità doganali in caso di controlli da parte degli organi competenti.

Riconciliazione delle fatture attive e passive con i dati doganali

La soluzione proposta da Present SpA, basata sull’intelligenza Artificiale di Tungsten Automation, consente:

• l’archiviazione automatica dei documenti scaricati dall’Agenzia delle Dogane in fascicoli doganali dedicati;
• l’estrazione dei dati rilevanti dai documenti scaricati;
• la riconciliazione dei documenti scaricati con gli altri documenti del ciclo dell’ordine.

Conservazione a norma 

I documenti scaricati dall’Agenzia delle Dogane, in qualità di documenti digitali, devono poi essere conservati a norma con conservazione digitale: Present SpA integra nelle proprie soluzioni la componente tecnologica di conservazione del conservatore accreditato Able Tech con il Servizio in outsourcing in cloud IXCE.

Quali sono i vantaggi per i clienti con cui stiamo lavorando sui processi di automazione dei processi dogali?

Present SpA supporta le aziende con significativi rapporti con partner commerciali esteri, tramite soluzioni per l’automazione dei processi legati alla gestione dei documenti doganali, per ottimizzare tutte le attività correlate. In particolare, tra i diversi vantaggi in termini di efficientamento citiamo:

1. Automazione dei processi: La soluzione automatizza interamente il processo di gestione dei documenti doganali, riducendo al minimo la necessità di intervento umano e aumentando l’efficienza complessiva.
2. Risparmio di tempo: Drastica riduzione delle attività manuali con coinvolgimento di utenti dedicati le varie fasi della gestione documentale.
3. Minore possibilità di errore e maggior compliance: L’automazione riduce il rischio di errori umani durante la gestione dei documenti, garantendo la precisione e l’accuratezza delle informazioni trattate, nonchè conformità alle normative doganali e fiscali in vigore, riducendo il rischio di sanzioni e multe.
4. Migliore visibilità e tracciabilità: Grazie all’archiviazione digitale dei documenti e alla possibilità di monitorare lo stato delle operazioni tramite un’interfaccia intuitiva, le aziende ottengono una maggiore visibilità e tracciabilità sulle attività doganali.

Present SpA e Tungsten Automation insieme: il 15 Maggio a Milano l’evento dedicato al Procure to Pay 

Sei interessato ad approfondire come Present SpA supporta con le tecnologie Tungsten Automation, l’automazione dei processi doganali legati al Procure to Pay? Partecipa il 15 Maggio a Milano all’evento promosso da Present SpA e Tungsten Automation e con la collaborazione scientifica degli Osservatori del Politecnico di Milano.

EVENTO 15 MAGGIO – PROCURE TO PAY

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Come i servizi di Tungsten Automation hanno arricchito l’offerta di Present Spa in ambito Smart process automation?

DZ: “L’offering di Tungsten Automation per l’automazione dei processi documentali, transazionali e interni, è distintiva: le più avanzate tecnologie come la Robot Process Automation (ovvero la possibilità di robotizzare l’interazione umana con qualsiasi interfaccia client e Web), l’estrazione dei dati da qualsiasi formato di documento e la possibilità di standardizzare e automatizzare i processi di riconciliazione e approvazione, grazie all’intelligenza Artificiale e all’approccio low-code, rendono possibile realizzare progetti in tempi rapidi e in modalità taylor made, pur utilizzando applicazioni standard. L’adozione della suite di soluzioni innovative Tungsten Automation ha dato un boost potente ai nostri progetti di automazione, in termini di rapidità sia di disegno delle soluzioni e che di delivery”.

Quali sono i processi che è possibile automatizzare con Tungsten Automation?

DZ: “Qui in Present Spa abbiamo sviluppato una notevole expertise nell’automazione del ciclo passivo, ovvero gestione di tutti i documenti legati al ciclo dell’ordine (Richiesta di Acquisto, Ordine, DDT, Fattura) sia nel contesto italiano che in quello ben più sfidante dello scenario internazionale. Le sfide della gestione INTRA ed EXTRA EU sia di fatturazione, che di gestione dogane che della tax compliance impattano pesantemente sulle organizzazioni a causa della mancanza di standard condivisi a livello internazionale con conseguente gestione ancora manuale di larga parte delle attività. Con le tecnologie della suite Tungsten Automation è possibile vincere queste sfide e automatizzare queste attività time consuming”.

Quali sono i vantaggi per i clienti con cui stiamo lavorando sui processi di automazione?

DZ: “In questi 12 mesi di progetti abbiamo apprezzato con i nostri clienti l’effettiva efficacia delle soluzioni realizzate con Tungsten Automation. In particolare citiamo alcuni dati a sei mesi dal GO LIVE di un progetto standard di automazione del ciclo passivo: il costo di lavorazione per fattura si contrae al 20% rispetto alla gestione precedente, solo il 15% dei documenti richiede ancora una gestione manuale (e solo per una validazione senza richiesta di inserimento dati) e le casistiche non previste dalla procedura crollano al 10% sul totale gestito.”

Filippo Allegro Regional Account Executive per Italia di Tungsten Automation Italia, quale è la vostra valutazione della partnership con Present Spa?

FA: “Noi di TungstenAutomation Italia siamo profondamente orgogliosi di aver intrapreso un percorso congiunto a Present SpA che sta portando a reciproche soddisfazioni nel mercato italiano e oltre. Present Spa ha colto con lungimiranza l’opportunità di investire immediatamente in un’area tematica di grande rilevanza: l’intelligent automation. Questo settore, alimentato dall’Intelligenza Artificiale, sta attirando l’attenzione del mercato in modo significativo. La competenza del team di Present Spa ha ulteriormente rafforzato la validità delle soluzioni di automazione dei processi offerte da Tungsten Automation, che sono già presenti da molti anni sul mercato e sono ampiamente adottate da aziende enterprise globali. In sintesi, questa partnership rappresenta un passo avanti verso l’efficienza, l’innovazione e il successo condiviso. Siamo entusiasti di continuare questo viaggio insieme, spinti dalla visione di un futuro automatizzato e intelligente“.

Next Steps: quale evoluzione è prevista per la partnership Present Spa – Tungsten Automation da qui ai prossimi 24 mesi?

DZ: “Present Spa sta investendo in formazione, acquisizione nuovi clienti e promozione per consolidare la propria esperienza e visibilità come partner primario di Tungsten Automation a partire dal territorio italiano: l’obbiettivo è diventare il competence center Emea per Tungsten Automation entro i prossimi 24 mesi!”

Present Spa e Tungsten Automation insieme: il 15 Maggio a Milano l’evento dedicato al Procure to Pay 

Sei interessato ad approfondire come Present Spa supporta con le tecnologie Tungsten Automation, l’automazione dei processi legati al Procure to Pay nello scenario internazionale? Partecipa il 15 Maggio a Milano all’evento promosso da Present Spa e Tungsten Automation e con la collaborazione scientifica degli Osservatori del Politecnico di Milano.

EVENTO 15 MAGGIO – PROCURE TO PAY

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