TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Present S.p.A.
via Cechov n. 48
20151 – Milano,
indirizzo e-mail: info@it-present.com
(“Società” o “Titolare”)

Il Titolare del trattamento ha nominato un responsabile della protezione dei dati personali o Data Protection Officer in conformità agli artt. 37 ss. Del Regolamento UE 2016/679 che può essere contattato al seguente indirizzo email: dpo_presentspa@it-present.com

1.     TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

1.     Tipologia di dati

1.1 I dati che trattiamo sono esclusivamente dati comuni direttamente raccolti presso di Lei mediante la compilazione dei form online di registrazione all’evento. Tali dati sono costituiti dal nominativo, dalla mail aziendale e dalla società di appartenenza.

1.2 Immagini e videoriprese – Durante la partecipazione all’evento, potranno altresì essere raccolti ulteriori Dati Personali (quali ad esempio) filmati, registrazioni vocali e immagini, ad esempio attraverso videoriprese, registrazioni sonore e fotografie (in base alla tipologia di evento organizzato).

2.     FINALITA’ DEL TRATTAMENTO E BASE LEGALE

• REGISTRAZIONE E PARTECIPAZIONE EVENTI

La raccolta del suo nominativo e della sua mail è effettuata per consentirLe di iscriversi e di partecipare all’evento cui Lei stesso si è registrato online.

Gli eventi, infatti, sono ad accesso limitato e controllato tenendo conto della capienza delle sale convegni e delle esigenze di sicurezza fisica.

BASE LEGALE – La base legale di questo trattamento è costituita dall’art. 6 comma 1 lettera b) del GDPR, poiché il trattamento viene effettuato adottando una misura precontrattuale su istanza del soggetto interessato.

Per questa finalità non le chiediamo alcun consenso e tenga conto che il mancato rilascio di uno o più consensi non influenzerà sulla possibilità di registrarsi e partecipare all’evento.

CONSERVAZIONE – I suoi dati potranno essere conservati per due anni salvo eventuali esigenze difensive.

• SOFT SPAMMING

Nel caso in cui la Società presso cui Lei lavora abbia effettuato l’acquisto di un prodotto o un servizio e la sua mail sia stata raccolta dal Titolare per tale acquisto, potremmo utilizzare l’indirizzo e-mail fornito nel contesto dell’acquisto dei servizi o dei prodotti, per trasmetterLe comunicazioni commerciali concernenti esclusivamente prodotti o servizi analoghi a quelli acquistati dalla società in favore della quale Lei presta la sua attività lavorativa.

Tali comunicazioni commerciali non verranno trasmesse dal Titolare qualora lei si sia opposto a tale uso, in modo del tutto gratuito, al momento dell’acquisto del prodotto o del servizio, o in occasione di successive comunicazioni nelle modalità consentite dalla legge ed indicate nella comunicazione.

BASE LEGALE – La base legale del trattamento è costituita dall’art. 130, comma 4, del Codice privacy.

CONSERVAZIONE – In questo caso la conservazione dei dati avrà luogo per tutta la durata del contratto, salvo il caso in cui lei abbia esercitato il diritto di opposizione a ricevere ulteriori comunicazioni.

• MARKETING DIRETTO

Present S.p.A., in caso di Suo specifico consenso (e fatte salve le ipotesi di soft spamming, di cui sopra), potrà inviarLe comunicazioni promozionali e di marketing, inclusi inviti ad altri eventi, whitepaper, newsletter e ricerche di mercato, offerte promozionali, iniziative commerciali, materiale pubblicitario, vendita diretta e compimento di ricerche di mercato, sui servizi di Present S.p.A. o di società del Gruppo facendo uso della mail che Lei ha indicato per registrarsi all’evento (“Finalità di marketing diretto”).

BASE LEGALE – La base legale del trattamento è l’art. 6 comma 1 lettera a) del GDPR, vale a dire il suo consenso.

CONSERVAZIONE – I dati saranno conservati per due anni, decorso tale periodo Le sarà inviata una mail nella quale Le chiederemo se è ancora interessato  a ricevere mail da parte di Present  S.p.A. per essere informato su eventuali eventi o per ricevere white paper, newsletter o le altre attività di direct marketing sopra indicate. Solo se Lei convaliderà l’interesse potrà ricevere successive comunicazioni per i successivi due anni; in caso contrario la sua mail sarà cancellata. Resta fermo il suo diritto di procedere in qualsiasi momento, anche prima del decorso del termine biennale, alla revoca del consenso.

• FINALITA’ DIFENSIVA E BASE LEGALE

Present S.p.A.  potrà trattare i suoi dati nell’eventualità in cui sia necessario accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in ambito stragiudiziale (“Finalità difensiva”).

BASE LEGALE – Per la Finalità difensiva la base giuridica è da rinvenirsi nell’art. 6 comma 1 lettera f) del GDPR, in quanto il trattamento è necessario per soddisfare eventuali esigenze difensive.

CONSERVAZIONE – Per tale finalità la conservazione avrà luogo al periodo massimo di prescrizione del diritto, lungo l’intera attività difensiva e per il periodo massimo di dieci anni decorrenti dall’emanazione della sentenza da mettere in esecuzione.

• ADEMPIMENTO DI OBBLIGO DI LEGGE

I suoi dati potranno essere impiegati per l’adempimento degli obblighi di legge come in caso di richiesta dell’autorità giudiziaria o per dare seguito alle sue istanze privacy.

BASE LEGALE – In tale caso la base legale del trattamento è costituita dall’art. 6 comma 1 lettera c).

CONSERVAZIONE – In tale caso la conservazione avrà luogo per dieci anni.

• RIPRESE AUDIO – VIDEO NEGLI EVENTI

Le immagini e riprese audio – video potrebbero essere impiegate per fini di marketing attraverso la diffusione sul sito o sui canali social del Titolare del trattamento o delle altre società del Gruppo Exprivia per informare circa l’evento stesso che si è tenuto. Tali immagini potrebbero, inoltre, essere inserite su materiale informativo relativo ad altri eventi analoghi oppure su materiale promozionale. Nel caso in cui Lei non intenda essere acconsentire all’impiego della sua immagine per le finalità sopra indicate Le chiediamo cortesemente di sedersi negli appositi SPAZI PRIVACY segnalati all’accesso nelle sale eventi, in cui è garantita la mancata raccolta dell’immagine.

BASE LEGALE Per tali finalità Le chiediamo il consenso espresso per cui la base legale del trattamento è l’art. 6 comma 1 lettera a).

CONSERVAZIONE

Per queste ipotesi i suoi dati saranno conservati per due anni dall’evento. Nel caso in cui la finalità sia di carattere pubblicistico giornalistico, per la quale non occorre il consenso del soggetto interessato la conservazione potrà avere luogo per cinque anni.

3 CONSENSO E REVOCA  

Per quei trattamenti per i quali è necessario procedere alla raccolta del consenso come base di legalità, Lei potrà sempre procedere alla revoca.

Ad esempio, per il marketing diretto potrà revocare il consenso in ogni momento, rivolgendosi alla mail del DPO, ed al fine di agevolarla in ogni mail promozionale troverà il link per esercitare il suo diritto di opposizione.

La revoca del consenso non inficia i trattamenti precedentemente eseguiti.

4 RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI (DPO)

Il Titolare del trattamento ha nominato, unitamente alle altre società del Gruppo Exprivia, un Responsabile della protezione dei dati personali o Data Protection Officer in conformità agli artt. 37 ss. del Regolamento UE 2016/679 che può essere contattato: al seguente indirizzo e mail: dpo_presentspa@it-present.com.

5 COMUNICAZIONE E/O DIFFUSIONE DEI DATI 

Nell’ambito dell’organizzazione di Present, i tuoi dati potranno essere trattati dai dipendenti che necessitano di conoscerli e/o utilizzarli limitatamente allo svolgimento delle relative mansioni e ai fini della fornitura dei servizi richiesti. Tali soggetti sono nominati per iscritto da Present S.p.A. quali autorizzati del trattamento e formati sugli obblighi previsti dal GDPR. Questa ipotesi non costituisce una forma di comunicazione ma di trasferimento dei dati.

I Suoi dati, invece, potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

• consulenti esterni (es. studi legali) per l’esercizio del diritto di difesa o per fini di sicurezza informatica;
• istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Authority privacy per l’adempimento di obblighi di legge;
• previo consenso, le altre società del Gruppo Exprivia, che potranno usarli per fini di marketing
• previo consenso, i Partner dell’evento che potranno impiegarli per invitarLa ad altri eventi.

I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione.

5.1 LE ALTRE SOCIETA’ DEL GRUPPO EXPRIVIA

Con riferimento alla comunicazione dei Suoi dati personali, essi potranno essere comunicati alle altre società del Gruppo Exprivia, (segnatamente alla capogruppo Exprivia S.P.A.) che agiranno quali autonomi titolari del trattamento per la stessa finalità di marketing di cui al paragrafo Finalità – Marketing diretto.

Le società del Gruppo Exprivia potranno promuovere i loro servizi utilizzando la mail da lei inserita per la registrazione all’evento, nel caso in cui Lei abbia prestato lo specifico consenso alla comunicazione. Anche in questo caso il consenso è sempre revocabile anche in modo parziale ossia con riferimento solo ad una o più delle società del Gruppo Exprivia.

Per esercitare i diritti privacy può rivolgersi direttamente al DPO del Titolare in premessa, specificando il Titolare a cui si rivolge, alla mail dpo_presentspa@it-present.com.

Tutti gli elementi della presente informativa, ivi inclusi quelli relativi alle finalità, alla conservazione, alla base legale, al consenso ed alla sua revoca, ai diritti e alle modalità di esercizio debbono essere considerati applicabili anche alle altre società del Gruppo Exprivia tenendo conto che, l’origine del dato, ex art. 14 GDPR, è data proprio da Present S.p.A.

5.2 LE SOCIETA’ PARTNERS DEGLI EVENTI

In caso di Suo consenso Present S.p.A., potrà procedere alla comunicazione dei Suoi dati personali a tutte le società partner dell’evento che potrà visionare accedendo a questo link. Esse, quali autonomi titolari del trattamento potranno fare uso della sua mail per invitarLa ad altri eventi analoghi a quello cui Lei si è registrato o per ulteriori comunicazioni di marketing.

 Anche in questo caso il consenso è sempre revocabile. Le ricordiamo che il consenso è revocabile anche in modo parziale, ad esempio, con riferimento a solo alcuni soggetti indicati nella lista dei Partner.

Tutti gli elementi della presente informativa, ivi inclusi quelli relativi alle finalità, alla conservazione, alla base legale, al consenso ed alla sua revoca, ai diritti e alle modalità di esercizio debbono essere considerati applicabili anche alle Società Partner tenendo conto che l’origine del dato, ex art. 14 GDPR, è data proprio da Present S.p.A..

6 TRASFERIMENTO EXTRA UE

I tuoi dati personali saranno conservati in banche dati a disposizione di Present S.p.A. collocati all’interno dell’Unione Europea.

Non trasferiamo i Suoi dati personali al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo per le finalità di cui al paragrafo 2 della presente informativa.

In particolare, in caso di trasferimento verso Paesi terzi per i quali la Commissione Europea non abbia emesso un giudizio di adeguatezza del livello di protezione dei dati personali, Present adotterà le misure di garanzia previste dal Capo V “Trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali” del Regolamento, tra cui la sottoscrizione di clausole contrattuali standard.

Per quanto riguarda, invece, il trasferimento dei dati alle altre Società del Gruppo Exprivia con sede in Paesi extra UE non dotati di normativa adeguata, esso avrà logo esclusivamente nel caso in cui siano state sottoscritte delle clausole contrattuali standard.

7 DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli “interessati”, ovvero le persone fisiche cui si riferiscono i dati, possono, in qualunque momento, esercitare i seguenti diritti di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR:

• Diritto d’accesso: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali alle informazioni specificate nell’art. 15 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto di rettifica: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
• Diritto alla cancellazione: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, qualora sussistano i motivi specificati nell’art. 17 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto di limitazione di trattamento: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto alla portabilità dei dati: ha il diritto di ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che la riguardano forniti al titolare del trattamento. Ha altresì il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento, senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, qualora ricorrano i presupposti previsti dall’art. 20 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto di opposizione: ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano nei casi e con le modalità previste dall’art. 21 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati;
• Diritto in qualsiasi momento di revocare il consenso ex art. 7 c. 3 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, ferma la liceità del trattamento effettuato sulla base del consenso successivamente revocato;
• Diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, secondo le modalità previste dall’art. 22 del Gdpr.

I suddetti diritti possono essere esercitati inviando una richiesta ad Present S.p.A., all’indirizzo sopra indicato, oppure al Responsabile della Protezione dei dati appositamente nominato e sempre contattabile all’indirizzo e-mail dpo_presentspa@it-present.com.

Inoltre lei ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo, laddove ritenga che il trattamento dei Suoi dati avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento o ritenga che la risposta che Le è stata già rilasciata dal Titolare non sia soddisfacente, www.garanteprivacy.it, come previsto dall’art. 77 del Regolamento medesimo o adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Fatta eccezione per i dati di navigazione, necessari per dar corso ai protocolli informatici e telematici, il conferimento dei dati personali da parte degli utenti è libero e facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati stessi comporterà l’impossibilità di poter procedere alle richieste inoltrate o che l’utente intende inoltrare.
Resta inteso che il consenso al trattamento dei Suoi dati per le finalità di marketing è facoltativo.

DESTINATARI DEI DATI

I Suoi dati possono essere trattati da soggetti esterni operanti in qualità di Titolari quali, a titolo esemplificativo, autorità di vigilanza e controllo ed ogni soggetto pubblico o privato legittimato a richiedere i dati.
I dati possono altresì essere trattati, per conto della Società, da soggetti esterni designati come Responsabili, a cui sono impartite adeguate istruzioni operative, quali società che erogano servizi strumentali alle attività della Società o che svolgono attività funzionali a tali servizi (es. società di consulenza, società di marketing e comunicazione, società che gestiscono per conto della Società l’invio di e-mail, ecc.).

SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO

I dati potranno essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI IN PAESI NON APPARTENENTI ALL’UNIONE EUROPEA

In virtù dell’erogazione dei servizi di marketing, i dati potranno essere oggetto di trasferimento in paesi non appartenenti all’Unione Europea, ed in particolare negli USA. Nel caso in cui tali paesi non siano stati ritenuti adeguati dalla Commissione Europea, saranno sottoscritte le Standard Contractual Clauses adottate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR.
È possibile ottenere maggiori informazioni circa i paesi terzi in cui i dati sono trasferiti, l’esistenza o meno di una decisione di adeguatezza o le garanzie adeguate o opportune utilizzate e circa le modalità con cui i relativi documenti possono essere ottenuti contattando la Società all’indirizzo info@it-present.com

DIRITTI DELL’INTERESSATO – RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

Contattando la Società via e-mail all’indirizzo info@it-present.com gli interessati possono chiedere al Titolare l’accesso ai dati che li riguardano, la loro cancellazione, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, nonché l’opposizione al trattamento nelle ipotesi di legittimo interesse del titolare.

Gli interessati, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati, hanno il diritto di ricevere in un formato strutturato – di uso comune e leggibile da dispositivo automatico – i dati da loro forniti e, se applicabile, il diritto di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti. Resta inteso che non sono portabili i dati “derivati”, risultanti dall’analisi del suo comportamento (incluso il Suo profilo creato per fornirle pubblicità più adatta ai suoi interessi come precisato sopra).
Gli interessati hanno altresì il diritto di revocare il consenso prestato in qualsiasi momento, nonché di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati effettuato nell’ipotesi di legittimo interesse o di finalità di marketing, compresa la profilazione ad esso connessa.
In particolare, Le ricordiamo che, in relazione alle comunicazioni inviate via email, Lei potrà opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente, utilizzando la funzione “unsubscribe” riportata in calce ad ogni email.

Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.