Contenuto realizzato a cura di Alessio Brasili, Delivery Unit Manager, Azure Solution Architect Expert di Present.
L’intelligenza artificiale impiegata nella gestione dell’archivio documentale digitale sta rivoluzionando il modo in cui le organizzazioni gestiscono grandi volumi di dati. Grazie ai benefici dell’automazione e dell’analisi predittiva questo progresso tecnologico dalle mille applicazioni apre nuove strade per ridisegnare da zero i processi decisionali e quelli più strategici, anche nel document management. Le piattaforme di gestione dell’archivio documentale digitale hanno già da tempo risolto enormi gap di processo, accorciando i tempi di attraversamento dei flussi approvativi. Grazie all’AI però possiamo oggi ridurre ancora di più le inefficienze dei workflow e snellire i processi di archiviazione e le operazioni di estrazione dati in forma rapida e sicura.
Generare da un archivio documentale informazioni fruibili a partire da contenuti cartacei o digitali e integrare tra loro i dati riaggregandoli insieme secondo logiche nuove è possibile solo grazie a funzioni di processamento intelligente. Questa è una delle urgenze per le organizzazioni, poiché dalla capacità di acquisire, gestire e ricomporre le informazioni dipende la loro agilità nella risposta ai cambiamenti di business. Un archivio documentale digitale che non risponde a queste caratteristiche si trasforma nel giro di poco in una soluzione informatica rigida e inaccessibile.
I nuovi leader di gestione dell’archivio documentale digitale
Secondo l’assessment vendor di IDC “Marketscape Workdwide Intelligence Document Processing Software” questo è un momento favorevole per le aziende che intendono convertire i loro documenti non strutturati in informazioni strategiche. Le nuove piattaforme di ‘Intelligent Document Processing’ coadiuvate dall’AI sono le soluzioni privilegiate per rispondere alla duplice esigenza di razionalizzazione della gestione e generazione di nuovo valore. In altre parole, gli analisti individuano in queste tecnologie gli strumenti a oggi più avanzati per trasformare in risorse strutturate e centralizzate le informazioni presenti negli archivi documentali digitali. Ciò consente di tessere un filo conduttore nascosto per unire insieme sistemi informativi e fonti di dati.
2023 IDC Marketscape Worldwide Intelligence Document Processing Software: la quota di mercato dei fornitori è rappresentata dalla dimensione delle loro icone.
Nella ricerca condotta da IDC sono stati selezionati alcuni dei principali vendor di soluzioni documentali intelligenti. Nel grafico sopra riportato si può apprezzare la posizione di ciascuno di loro all’interno di questo mercato in base a criteri come:
- soddisfazione del cliente e dell’utente,
- funzionalità e offerta,
- vantaggi e diversità,
- servizio clienti,
- targeting dei casi d’uso.
Riduci i tempi, razionalizza la gestione dell’archivio documentale digitale
Come sostengono gli analisti di IDC, l’ampiezza delle offerte e i progressi compiuti nell’ultimo anno con l’AI generativa permettono agli acquirenti di avere a disposizione un ampio spettro di offerta. Dunque, le aziende hanno di fronte un mercato già abbastanza maturo. È giunto il momento di scegliere quali tra le soluzioni leader risulti più in linea con la gestione dei workflow.
Processare in modo intelligente la mole di documenti presenti in un archivio documentale digitale è una sfida che va colta subito per non soccombere al caos dei big data che cresce in modo entropico. A questo serve la gestione documentale dell’archivio digitale con intelligenza artificiale. Fondata sull’apprendimento automatico, la soluzione consente alle macchine di leggere, comprendere, organizzare ed estrarre informazioni preziose da documenti e file. Grazie alla sua capacità di analizzare e interpretare grandi volumi di dati, l’AI è una fonte di risorse senza precedenti in quanto permette di:
- automatizzare attività ripetitive ottimizzando le attività delle persone,
- ridurre i tempi di risposta e migliorare la qualità dei servizi;
- classificare e analizzare modelli e tendenze,
- gestire in modo più sicuro e intelligente le informazioni.
Tra le principali aree che possono trarre un forte beneficio da queste tecnologie troviamo la gestione documentale e il supporto tecnico erogato tramite servizi di Service Desk ed Help Desk .
Archivio documentale digitale, da oggi è smart con Azure AI Document Intelligence
In qualità di partner Microsoft, Present offre alle aziende una soluzione innovativa per la gestione documentale progettata per creare un archivio digitale sicuro, ben organizzato e facilmente consultabile. Questa piattaforma, che sfrutta le potenzialità degli Azure AI Services, permette l’acquisizione, l’analisi e la classificazione automatica dei documenti grazie a una tecnologia che acquisisce e analizza allo stesso tempo contenuto, tabelle e strutture dati.
Il vantaggio di questo servizio è la trasformazione del parco documentale in un’unica fonte dati attraverso la generazione di strutture e modelli di informazioni costruiti sulla base dei documenti acquisti. La piattaforma di gestione dell’archivio documentale digitale consente di ridurre la complessità generata dai file archiviati e accorciare i tempi di attraversamento dei workflow approvativi. Il che migliora sensibilmente i tempi di fruizione delle informazioni minimizzando quelli di ricerca.
Come funziona Azure AI Document Intelligence
Attraverso la piattaforma cloud Azure AI Document Intelligence, lo strumento acquisisce e cataloga la documentazione su Azure Sql e Azure CosmoDB, due database che lavorano all’unisono in funzione della tipologia del dato da archiviare. I due moduli permettono all’utente di fruire di esperienze di ricerca e interrogazione avanzata in modo del tutto simile a come si farebbe su un motore di ricerca web. Il sistema utilizza modelli di deep learning che aggregano informazioni complesse grazie a un processo di estrazione basato su intelligenza artificiale generativa.
Ad ogni query la piattaforma è in grado di rispondere in base ai dati acquisiti e suggerire azioni o correlazioni pertinenti alla richiesta. Ad esempio: se un dipendente ha bisogno di informazioni su un contratto o su un documento fiscale, può chiedere al bot di effettuare tale operazione per lui e il bot estrarrà i dati richiesti dall’archivio documentale digitale. La soluzione destruttura la rigidità tipica del gestionale con l’obiettivo di ottenere:
- maggiore efficienza e velocità grazie alla riduzione dei tempi e dei costi dei processi di storicizzazione, classificazione, ricerca, recupero e analisi;
- riduzione del rischio di errore umano;
- query con linguaggio naturale che permettono accesso intelligente al dato;
- scalabilità per soddisfare le esigenze di aziende di qualsiasi dimensione in base ai carichi di lavoro.
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