Present Right Sourcing Process

Contesto
E’ abbastanza tipico, per realtà aziendali che utilizzano architetture informatiche basate su soluzioni infrastrutturali software o hardware afferenti a fornitori diversi, attribuire alla Direzione Sistemi Informativi oneri gravosi per quanto riguarda la gestione ottimale di questi sistemi. Spesso infatti si creano situazioni in cui l’IT interno di un’azienda si avvale di un numero molto consistente di fornitori, frutto di una «stratificazione» storica e di scelte prevalentemente dettate da esigenze puntuali delle varie linee tecniche, che nel tempo si sono consolidate.  Questa situazione spesso comporta una distrazione notevole dalla vera mansione che una direzione IT “moderna” dovrebbe intraprendere che dovrebbe, invece, essere basata essenzialmente su un ruolo di indirizzo e di gestione delle politiche informatiche utilizzate più che sugli aspetti contrattuali di queste pratiche.
Qualora il volume di acquisto risulti molto elevato e il processo di qualificazione, gestione e mantenimento di questo parco fornitori richiede ogni anno una consistente mole di attività da parte delle strutture di delivery, acquisti e amministrazione potrebbe essere opportuno considerare l’affidamento della gestione dei fornitori ad un unico ente il cui compito dovrà essere quello di far funzionare le cose nel modo più semplice ed economico possibile nel pieno rispetto degli SLA definiti. 

Scopo
Scopo dell’implementazione di un progetto di Consolidamento Fornitori (Present Right Sourcing Process) è quello di provvedere ad una semplificazione da parte del Cliente nella gestione dei servizi di natura infrastrutturale IT. 
Ciò può essere ottenuto demandando gli aspetti organizzativi di questi, nella loro totalità, ad un unico interlocutore che ne assicura l’efficacia, sottoscrivendo il rispetto di SLA concordati inerenti all’infrastruttura IT. Di seguito vengono descritte le principali fasi del Processo ampiamente sperimentato da Present nel corso degli anni, necessarie alla corretta implementazione dello stesso, avendo ben chiari i fattori di criticità che possono caratterizzare il successo dell’operazione. 

Fasi del processo

Il disegno riporta una tipica schematizzazione temporale delle fasi operative che caratterizzano il processo PRSP. La durata del processo è ovviamente dipendente dalla complessità della transizione che andrà effettuata in termini di risorse e procedure da gestire. 


FASE 0: PRELIMINARE 
Viene definito il Gruppo di Lavoro che gestirà tutte le fasi successive e che si occuperà di tutti gli aspetti del progetto. In particolare andranno individuate le seguenti figure: 

  • Program Manager: coordina tutte le funzioni aziendali coinvolte e garantisce l’adeguata interazione con il Cliente 
  • Project/Service Manager: responsabile della qualità del Servizio e di tutte le risorse umane coinvolte 
  • Procurement Leader: gestisce la relazione con tutti i fornitori coinvolti curando la contrattualistica
  • HR Leader: analizza e razionalizza la modalità di collaborazione dal punto di vista contrattuale delle varie risorse coinvolte

FASE 1: ASSESSMENT ORGANIZZATIVO 
Vengono coinvolte tutte le società fornitrici al fine di individuare le migliori modalità di collaborazione offrendo anche opportunità di “ampliamento” degli ambiti di collaborazione sia su tematiche omogenee che su ambiti anche territoriali differenti. 


FASE 2: ASSESSMENT TECNICO
 
Si tratta di una fase di “team building” intrapresa da Present che ha il compito di armonizzare le competenze coinvolte eventualmente provvedendo anche alla modifica di qualche contratto di collaborazione.  


FASE 3: CONTRATTUALISTICA 
Si provvede a predisporre i contratti passivi sia verso le società coinvolte nel consolidamento (in carico a Procurement) che verso le singole risorse che sono state individuate per una assunzione diretta (in carico ad HR). 


FASE 4: REGIME1 
Si provvede a modificare le componenti contrattuali e le interfacce. Il Cliente passerà dalla gestione di n-fornitori ad uno solo con notevoli vantaggi sia dal punto di vista operativo che dal punto di vista contrattuale. 


FASE 5: REGIME2 
Viene proposta un’evoluzione del modello di erogazione con eventuali avvicendamento di risorse e/o la remotizzazione di parte delle attività al fine di ottimizzare il servizio. 

 

Saving
L’esperienza acquisita da Present nell’implementazione di progetti di Consolidamento Fornitori consente di immaginare saving di costi relativi all’implementazione dei servizi oggetto di processo di accorpamento molto interessanti nell’ottica di contenimento dei costi di gestione di servizi IT. Questa peculiarità, insieme alla semplificazione dell’organizzazione, risulta essere argomento che trova grandissimo interesse nella totalità dei CIO e IT Manager i quali risultano molto sensibili a tali argomentazioni. Ovviamente in fase contrattuale andranno definiti i parametri da rispettare che possono assicurare un risultato come quello indicato.